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供应商管理规范

      
		目　　录 
第一章　总 则 
第二章　各级系统管理员职责 
第三章　供应商准入 
第四章　合格供应商的失效生效 
第五章　供应商信息变更 
第六章　供应商评估改进 
第七章　供应商管理员帐号管理 
第八章　供应商培训管理 
第九章　供应商注销 

•	第一章：总则
•	第一条：为进一步规范开滦股份采购电子商务平台（简称“平台”）供应商管理的相关工作，确保平台长期稳定地运营、维护相关企业的正当权益、促进采购方和供应商共同持续发展，特制订此规范。 
•	第二条：本规范适用对象为平台运营方、采购方、供应商。 
•	1、开滦股份贸易部是平台运营部门，负责注册供应商的开户、供应商公共信息变更审批、档案管理、系统管理等相关工作。 
•	2、采购方负责本组织的自荐供应商的资质审核、供应商信息变更审批、评估发布、本企业的系统管理等相关工作。 
•	3、供应商负责本企业的注册和自荐、信息维护、反馈改进措施、本企业内的系统管理等相关工作。 
•	第三条：开滦股份贸易部负责对该规范进行制定、修改和废止。 


•	第二章：各级系统管理员职责
•	第四条：平台设置了三种类型的系统管理员：平台运营管理员、采购方管理员、供应商管理员。采购方和供应商管理员由经办人签字、并加盖单位公章的《管理员授权委托书》来确定，以明确系统管理责任。 
•	第五条：平台运营管理员为采购方管理员、供应商管理员开通帐号及通知、密码重置、授予相关权限。 
•	第六条：采购方管理员为本企业的员工开通操作员帐号及通知、业务授权、密码重置等相关工作。 
•	第七条：供应商管理员维护本企业账户的基本信息、询价单的报价操作、查看中标结果。


•	第三章：供应商准入
•	第八条： 凡符合下列条件的供应商原则上均可进入开滦股份电子采购市场： 
•	1、依法成立，具有法人资格或具备独立承担民事责任的能力； 
•	2、具备工商部门或有关采购组织的最低注册资金要求，且财务状况良好； 
•	3、具备签订和履行合同的能力和信誉： 
•	4、提供的货物、工程和服务符合国家质量标准； 
•	5、提供的货物、工程和服务符合国家环境标准； 
•	6、提供的货物、工程和服务符合国家安全标准； 
•	7、良好的售后服务和合理的人员结构； 
•	8、特殊行业要具有国家相关部门颁发的证书。 
•	第九条： 平台供应商准入机制 
•	1、 注册供应商 
•	游客需在平台提交注册申请，经开滦股份贸易部审批通过后成为平台注册供应商。注册供应商可登录后可获取公开采购信息、发布供求信息、维护企业展台、向采购方提交自荐申请，但不能参与网上采购业务。 
•	2、合格供应商 
•	注册供应商可向采购方提交自荐申请，经采购方审批通过后成为其合格供应商资格，登录平台后可参与该采购方发布的网上采购业务。 
•	第十条： 供应商注册 
•	（一） 注册准备： 
•	认真阅读《注册须知》；根据注册要求准备营业执照、税务登记证、组织机构代码证、管理员授权委托书等等相关材料。 
•	（二） 注册提交： 
•	注册申请在平台线上提交。 
•	按要求填写注册信息，同时线上提交如下材料（复印件均需加盖单位红章）： 
•	●管理员授权委托书（必须提交，需经办人签字） 
•	●企业法人营业执照（副本）（必须提交，有最新年度年检章） 
•	●税务登记证（副本）（必须提交） 
•	●组织机构代码证（副本）（必须提交，有最新年度年检章） 
•	●质量管理体系认证等其他资质证书复印件（可选） 
•	（三） 注册审核： 
•	开滦股份贸易部在供应商提交注册申请之日起2个工作日内对其提交的基本信息和相关资质进行审核如下： 
•	1.审核要求为：供应商提交的企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证（简称“三证”）（副本）和《管理员授权委托书》完整且内容清晰，三证复印件上加盖的单位公章名称应保持一致；“三证”必须在有效期内。材料不符合上述条件时，需重新提交相关材料。 
•	2.材料审核无误后，再核对平台中的供应商信息，须和材料中的信息保持一致。核对的信息项如下： 
•	a)“三证”所有字段和平台中基本信息逐一比较：包括企业名称、法定代表人、注册地址、企业类型、注册资本、币种、经营范围、营业执照号码、营业执照生效日期、营业执照失效日期、税务登记证号码、税务登记证生效日期、税务登记证失效日期、组织机构代码、组织机构代码证生效日期、组织机构代码证失效日期。 
•	b)平台记录的供应商管理员信息应与《管理员授权委托书》须一致，核对信息项如下： 
•	
			平台				管理员授权委托书
			业务负责人姓名			受委托人姓名
			业务负责人电话			电话
			业务负责人手机			手机
			业务负责人电子邮件		E-mail
			公司办公地址			联系地址
•	3.平台中的信息和材料不一致时，经驳回注册申请后，由供应商再次在线提交正确的注册信息，直至平台信息和材料一致为止。 
•	4.经过上述环节后，平台运营部门才可对注册审批通过（系统将自动生成注册供应商管理员帐号并授权），同时向供应商注册时激活的手机发送用户名和密码。 
•	第十一条：供应商自荐: 
•	（一）自荐提交： 
•	注册供应商登录平台后，选择采购方在线提交自荐信息及相关材料。 
•	（二）自荐审核： 
•	采购方将根据其对合格供应商的要求，对注册供应商进行资格审核。 
•	（三）自荐结果： 
•	供应商可登录平台查看审批结果，审批通过后成为该采购方的合格供应商。


•	第四章：合格供应商的失效生效
•	第十二条：开滦股份贸易部可将不再符合要求的合格供应商失效，取消其合格供应商资格。已失效的供应商将无法与相应的采购方开展网上采购业务。 
•	第十三条：开滦股份贸易部可将已失效的供应商重新生效，恢复其合格供应商资格。


•	第五章： 供应商信息变更
•	第十四条：供应商基本信息由平台运营部门统一管理，并被多家采购组织共享。 
•	第十五条：供应商可通过平台提交信息变更申请，及时更新自己的信息。供应商信息变更可分为三证信息变更、其他信息变更和合格供应商附加信息变更三种。 
•	（一）三证信息变更 
•	指企业名称、法人、注册资金、营业执照及其有效期、税号及其有效期、组织机构代码及其有效期等，在三证上进行变更的信息。供应商对平台信息变更时，需要上传相应的证件扫描件，并根据情况相应提交如下材料（复印件均需加盖单位公章）： 
•	●企业法人营业执照（副本） 
•	●税务登记证（副本） 
•	●组织机构代码证（副本） 
•	变更申请审批通过后，平台运营商更新平台供应商信息。 
•	（二）其他信息变更 
•	指公司办公地址、联系电话，传真等由多家采购方共享的非三证信息的变更，由供应商直接更新生效。供应商对平台信息变更如涉及供应商管理员（即供应商基本信息中的“业务负责人姓名”）变更时，该公司负责人需重新提交《管理员授权委托书》（经办人签字，加盖公章）。平台运营部门核实变更信息与材料一致后，审批通过并更新供应商管理员相关信息。 
•	（三）合格供应商附加信息变更 
•	指各采购组织管理供应商时使用的一些个性化的信息。合格供应商对附加信息变更时，需通过平台提交变更申请，由采购方审批即可。 
•	第十六条：平台运营部门定期检查供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证等重要资质证书的有效性,如证书1月内（含1个月）过期或已过期，应及时通知供应商进行更新，并告知开滦股份贸易部。


•	第六章：供应商评估改进
•	第十七条：平台需及时发布开滦股份贸易部采购室对其合格供应商的评估结果，供应商针对评估结果及时反馈改进措施。


•	第七章：供应商管理员帐号管理
•	第十八条：供应商管理员帐号命名规则 
•	供应商管理员帐号为“Uxxxxx”，其中“xxxxx”为系统自动生成的流水号，初始密码为随机生成的6位数字。供应商管理员帐号一经生成不得修改，且该帐号具有唯一性。 
•	初始密码可由供应商管理员自行修改并保管。 
•	第十九条：供应商管理员帐号发放 
•	平台运营部门对注册信息审批通过后，系统将按照平台记录的已激活的手机或E-mail，自动发送帐号（内容包含用户名和密码）。 
•	第二十条：密码重置受理 
•	当供应商管理员遗忘密码或其他特殊情况，需平台运营部门为其重置密码，必须提交加盖单位公章的《密码重置申请表》。平台运营部门核实无误后，为其重置密码，并按照《密码重置申请表》中的手机号码发送密码。


•	第八章：供应商培训管理
•	第二十一条：平台运营部门负责制作和更新培训材料（PPT、WORD、视频等多种形式）发布至平台。 
•	第二十二条：供应商可充分利用平台运营部门提供的资源进行自学，遇到问题可通过平台服务热线0315-3026333或者0315-3026555进行咨询。 
•	第二十三条：供应商需要平台运营部门为其提供培训服务时，可向平台运营部门提交《供应商培训需求表》。平台运营部门根据供应商培训需求后进行相关安排。 
•	第二十四：平台运营部门提供的培训分为远程培训和现场培训两种。 
•	（一）远程培训：供应商自行从平台下载并自学培训资料，并通过电话、网络等方式进行远程支持。 
•	（二）现场培训：平台运营商安排培训人员，组织供应商进行面对面的培训。供应商到场时，须在《供应商培训签到表》上签到；培训结束后，供应商向平台运营部门提交《供应商培训反馈表》，以便改进培训效果。


•	第九章：供应商注销
•	第二十五条：注册供应商向平台运营部门提出注销申请时需提交《注册供应商资格注销申请表》。 
•	第二十六条：若该供应商不属于合格供应商，平台运营部门受理注册供应商注销申请后，须确认该供应商无任何平台未办结事项，方可注销其注册供应商资格，并将其管理员帐号停用。 
•	第二十七条：若该供应商是合格供应商，平台运营部门应与相关采购方确认该供应商是否存在进行中的网上采购业务。若有进行中的网上采购业务，等待相关采购方给出该供应商所有网上采购业务已结束的答复后，由平台运营部门确认其无平台未办结事项，方可将注销其注册供应商资格，并将其管理员帐号停用。